← Terug naar DossierTijd

Privacy Policy — DossierTijd AY Layer Chrome-extensie

Laatst bijgewerkt: 12 mei 2026 · Verwerker: AY Automatisering, Heerenveen, Nederland · Contact: info@dossiertijd.nl

Deze privacy policy beschrijft welke gegevens de DossierTijd AY Layer Chrome-extensie verwerkt, hoe en met welk doel.

1. Wat doet de extensie?

De DossierTijd AY Layer-extensie helpt zorgprofessionals bij het rapporteren in elektronische cliëntendossiers (ECD), Nedap Ons, Carenzorgt, email en andere zorgsystemen. Werking:

  1. De gebruiker selecteert tekst in zijn browser of typt steekwoorden.
  2. Via een rechtsklik-menu of zijbalk stuurt de gebruiker deze tekst naar de beveiligde DossierTijd-server (app.dossiertijd.nl, EU-hosting) voor AI-bewerking. Op de server worden persoonsgegevens getokeniseerd vóórdat de tekst naar de AI-provider gaat.
  3. De AI-output wordt terug in de browser geplaatst voor invoegen in het ECD.

2. Welke gegevens worden verwerkt?

A. Door de gebruiker geselecteerde tekst (kortstondig)

  • De extensie leest alleen tekst die de gebruiker actief selecteert of typt. Geen passief uitlezen van pagina-inhoud.
  • Deze tekst kan persoonsgegevens en gezondheids-/zorggegevens van cliënten bevatten (de inhoud van een zorgrapportage). De tekst wordt verzonden naar de beveiligde DossierTijd-server (app.dossiertijd.nl, EU-hosting).
  • Op de server worden persoonsgegevens (namen, BSN, telefoonnummers, e-mailadressen, IBAN, geboortedata en adressen) automatisch getokeniseerd — vervangen door tokens (bijv. [[NAAM_1]], [[BSN_1]]) — vóórdat de tekst naar de AI-provider (OpenAI) gaat. De AI-provider ontvangt dus alleen getokeniseerde tekst, nooit de originele persoonsgegevens.
  • Na de AI-bewerking herstelt de DossierTijd-server de getokeniseerde gegevens in de output, vóórdat deze terugkomt in de browser. Bij gebruik van het optionele lokale AI-model (op het eigen apparaat) verlaat de tekst het apparaat niet en gaat er niets naar de DossierTijd-server of de AI-provider.

B. Sessie-cookie / authenticatie-token (langdurig in browser-storage)

  • Een sessie-token of API-sleutel wordt opgeslagen in chrome.storage.local om de verbinding met app.dossiertijd.nl te authenticeren.
  • Géén persoonsgegevens, géén cliëntdata, géén tracking-IDs.

C. Telemetrie / fouten (opt-in)

  • Bij een crash of fout wordt een geanonimiseerd foutenrapport (versie, browser, stack trace zonder cliëntdata) verstuurd naar Sentry. Default uitgeschakeld; alleen aan na expliciete opt-in van de gebruiker.

3. Wat doet de extensie NIET?

  • Géén browse-geschiedenis lezen
  • Géén screenshots maken
  • Géén toetsaanslagen registreren
  • Géén passieve scanning van pagina-inhoud
  • Géén tracking-cookies
  • Géén verkoop van data aan derden
  • Géén advertenties

4. Wettelijke grondslag en bewaartermijn

  • Wettelijke grondslag (AVG art. 6.1.b): uitvoering van de overeenkomst tussen de zorgorganisatie en de leverancier voor het verlenen van AI-ondersteuning bij rapportage.
  • Beveiliging: de DossierTijd-servers zijn ingericht volgens gangbare maatregelen voor informatiebeveiliging in de zorg (versleuteling, toegangsbeheer, EU-hosting, audit-logging).
  • Bewaartermijn: getokeniseerde tekstinvoer wordt niet permanent opgeslagen (alleen tijdens AI-bewerking, max 30 seconden). Audit-logs zonder PII: 2 jaar.
  • Sub-verwerker AI: OpenAI Ireland Ltd is de contractspartij (EU, Ierland); de verwerking loopt via het wereldwijde API-endpoint van OpenAI. Doorgifte buiten de EER rust op standaardcontractbepalingen en een transfer impact assessment. Er worden geen andere externe AI-providers gebruikt.

5. Rechten van betrokkenen (AVG art. 15-22)

Cliënten kunnen via hun zorgorganisatie:

  • Inzage vragen in wat over hen is verwerkt
  • Correctie of verwijdering aanvragen
  • Bezwaar maken tegen verwerking

De extensie doet geen permanente opslag van cliëntdata; deze rechten zijn primair gericht aan de zorgorganisatie (verwerkingsverantwoordelijke).

6. Beveiliging

  • TLS 1.3 op alle verbindingen met app.dossiertijd.nl
  • Bearer-token authenticatie voor API-calls
  • Geen lokale opslag van cliëntdata in de extensie
  • Penetration testing: een externe penetratietest is onderdeel van het lopende NEN 7510-traject en heeft nog niet plaatsgevonden
  • Incident notification: bij een datalek informeren wij uw zorgorganisatie binnen 24 uur, zodat zij als verwerkingsverantwoordelijke kan voldoen aan de meldplicht van AVG art. 33 (72 uur)

7. Wijzigingen in deze policy

Wij kunnen deze policy aanpassen. De laatste versie staat altijd op app.dossiertijd.nl/privacy-extension. Bij materiële wijzigingen wordt de gebruiker via een notificatie in de extensie geïnformeerd.

8. Contact en klachten